Mitarbeiter*in Geschäftszimmer / Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)

Hauptamt
Unbefristet
Vollzeit/Teilzeit
TVöD 8 / A 8 HBesO , ab 48.000 €
© Stadt Offenbach, Marlin Prauss

Bei der Stadt Offenbach entwickeln rund 1.600 Kolleg*innen die Zukunft einer Großstadt im Wandel. Bei uns erwarten Sie kurze Wege, zukunftsfähige Entscheidungen mit Herz und Mut für intelligente Lösungen. Werden auch Sie Teil des echt engagierten Teams, das pragmatisch bürokratisch das Zusammenleben in der Stadt gestaltet! Zur Stelle für Offenbach. Offenbar was für unser Team. Und dich!

Das Hauptamt der Stadt Offenbach ist mit 84 Mitarbeitenden interner Dienstleister in den Bereichen Organisation, zentrale Dienste, Digitalisierung und Datenmanagement. Als engagierte Persönlichkeit verantworten Sie mit zwei Kolleginnen das Büromanagement im Geschäftszimmer des Hauptamtes und sorgen dafür, dass sämtliche organisatorischen und administrativen Prozesse des Amtes effizient und zuverlässig ablaufen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

  • Allgemeine Büro- und Geschäftsstellenorganisation
  • Assistenzfunktion für die Leitung des Hauptamtes
  • Termin- und Veranstaltungsmanagement (Kalenderkoordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und (Magistrats-)sitzungen etc.)
  • Bearbeitung interner und externer E-Mails, elektronischer Vorgänge und Telefonate
  • Selbstständige Abwicklung des Rechnungswesens sowie dazugehöriger Haushalts- und Budgetüberwachung
  • Dokumentation und Archivierung von Verträgen
  • Betreuung des Zeiterfassungssystems

Sie bringen mit:

  • Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in) oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. zum*zur Kaufmann*frau für Büromanagement)
  • Umfassende Erfahrungen in der Führung eines Geschäftszimmers bzw. im Assistenz-/Sekretariatsumfeld sind wünschenswert, bevorzugt mit Bezug zur öffentlichen Verwaltung bzw. einer Organisation mit verwaltungsähnlichen Strukturen und Abläufen
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse, insb. in der Anwendung von MS-Office sowie eine hohe Affinität und Offenheit für moderne, softwaregestützte Prozesse
  • Kenntnisse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sowie die Befähigung und Bereitschaft, sich in die dazugehörige Fachanwendung (H+H ProDoppik) einzuarbeiten
  • Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
  • Sicheres und verbindliches Auftreten in Verbindung mit einem sehr guten adressat*innengerechten Kommunikationsvermögen in Wort und Schrift
  • Ausgeprägtes Kooperationsvermögen, interkulturelle Kompetenz sowie eine hohe Leistungsbereitschaft und Flexibilität
  • Verantwortungsbewusstsein für den eigenen Arbeitsbereich, Loyalität sowie ein hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten und Informationen

Freuen Sie sich auf:

  • Einen sicheren, vielseitigen und teils mobilen Arbeitsplatz in zentraler Lage
  • 30 Tage Urlaub plus einen Familientag sowie zusätzliche arbeitsfreie Tage (24.12. u. 31.12.)
  • Einstiegsgehalt ab 48.000 € jährlich bzw. eine faire und transparente Vergütung nach TVöD 8 / A 8 HBesO
  • 39 bzw. 41 Stunden pro Woche mit flexibler Arbeitszeit (Zeiterfassung mit Gleitzeitkonto), damit der Job zum Leben passt
  • Eine Vollzeitstelle, die grundsätzlich auch teilbar ist
  • Kostenloses Jobticket (gesamtes RMV-Gebiet inklusive Mitnahmeregelung)
  • Fahrradleasing, gesicherte Fahrradstellplätze und Duschen im Rathaus
  • Betriebliche Altersvorsorge bei der ZVK Darmstadt für Beschäftigte
  • Entwicklungsförderung durch interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten sowie vielfältige Maßnahmen für eine gute Führungskultur
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement für körperliches und mentales Wohlbefinden
  • Attraktive Rabattplattformen
  • Unterstützung bei der Wohnungs- und Kitaplatzsuche
  • Eine von Offenheit geprägte Arbeitskultur, die sich im täglichen Miteinander und unserem lösungsorientierten Handeln widerspiegelt
  • Kostenlose Mitgliedschaft in der Stadtbibliothek

Ihr Kontakt zu uns:

Sie haben Fragen? Auskünfte erteilt Ihnen gerne Jutta Sieling unter jutta.sieling@offenbach.de und/oder Tel. 069/8065-2105.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 09.08.2026 auf offenbach.de/jobs! Schon mal vorab zur Info: Wir planen die Vorstellungsgespräche am 31.08.2026.

Mehr über die Stadt Offenbach als Arbeitgeberin gibt’s hier zum Nachlesen.

Weitere Infos:

Wir legen Wert auf soziale Kompetenz, insbesondere im interkulturellen Bereich. Über Bewerber*innen mit internationaler Geschichte würden wir uns sehr freuen.

Schwerbehinderte Menschen im Sinne des § 151 SGB IX werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

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